日本は、世界基準で見ても輸出・輸入が多い貿易大国です。

資源に乏しい日本にとって貿易とはなくてはなりません。

そんな貿易会社の行う貿易業務は、国内の取引業務と異なり、貿易に関する専門的な業務内容が非常に多く、多岐に渡ります。

貿易に必要な書類の種類や数も取引内容によって様々です。

書類の作成だけでなく、取引内容の管理や取引先の管理や商品の管理等、管理項目も非常に多いということも特徴です。

この説明だけでも複雑で大変そうに思われるかもしれません。

しかし、これからご紹介する貿易管理システムを導入することで、この貿易業務を全て１つのシステム内で一元管理することができ、工数をお幅に減らすことができます。

貿易管理システムとは？

そもそも貿易管理システムって何？

貿易をする為に必要なの？

と思われる方も多いのではないでしょうか。

前文でご説明した通り、貿易会社が行うべき業務内容は多岐に渡ります。

また輸出輸入だけでなく、国内仕入、国内販売、入金、支払など…関連する業務も非常に多いです。

これらの業務は、通常の販売管理システムでは対応の出来ない項目もあり、複数のシステムで別々に管理する必要があるのです。

この多岐に渡る貿易に関わる必要な業務をシステム内で一元管理できるのが貿易管理システムです。

貿易管理システムの機能について

貿易会社といっても取引内容や商材等、会社によって行う業務が全く違います。
そこで、まずはわかりやすくするため、大きく分けて３種類の業務内容から貿易を行う上で必要な機能を紹介します。

輸出業務管理機能

貿易を行う上での輸出業務管理機能は、海外向け見積書の作成や契約書の作成、INVOICE、PACKING LISTや船積依頼書、原産地証明書の作成等、輸出に必要な書類の出力や受注残明細の管理ができます。

• 海外向け見積書作成
• 海外向け契約書の作成
• INVOICEの作成
• PACKING LISTの作成
• 船積依頼書の作成
• 原産地証明書の作成

輸入業務管理機能

海外向け発注書はもちろんのこと、輸入諸掛を按分計算した入庫台帳の作成や、国内向けの納品書、請求書作成等、
輸入に必要な書類と国内販売に必要な書類の出力や発注残明細の管理ができます。

• 海外向け発注書類の作成
• 輸入諸掛を按分計算した入庫台帳の作成
• 国内向け納品書の作成
• 国内向け請求書の作成

三国間貿易業務管理機能

上記の「輸出業務」と「輸入業務」の機能を全て兼ね備えた機能です。

貿易管理システムを導入するメリット

ただ一元管理するだけではどれほどの効率化につながるのか疑問に思う方も多いのではないでしょうか。

それでは具体的に、どのように業務を効率化できるのかを詳しくご説明します。

貿易業務を一元管理することで業務のミスを減らせる！

もし貿易管理システムを使わずに業務を行う場合、販売先や仕入先、商品管理などはExcelを使用している会社が大多数でしょう。
もちろん管理ができないわけではありませんが、Excelで管理を行う場合、手入力箇所が多く、操作手順も制限されていないため、ミスに気付かないで管理を進めてしまう可能性もあります。
貿易管理システムでは、すべてシステム化されます。

取引先や商品等の管理項目全てを事前に取り込み、コード管理(マスター化)できるので、手入力項目もほとんどありません。
以上のように初めての方やPC操作が不安な方でもミスがほとんどなく安心です。

貿易に必要な書類をドキュメント出力し、簡単作成！

マスター化した販売先や仕入先、商品を呼び出します。
社名や住所、支払条件や起算条件等、必要情報は詳細に取引先マスターに登録可能なので、毎回の入力項目もほんの数ヶ所で済みます。また、商品マスターには、商品名や単価のみならず、重量、容積、寸法の情報も登録可能です。

金額計算や梱包計算も自動化でき、INVOICEやPACKING LIST、SHIPPING INSTRUCTION等の船積書類も簡単に作成できます。

多通貨にも対応！レート管理や商品に合わせた原価計算もできる！

貿易を行う上では、多通貨対応は必須です。

またレート管理や、輸出入による原価計算等、貿易を行う上では、なくてはならないです。

もし手動で管理する場合、その時々に合わせて、レートから計算を行わなくてなりません。
こういったなくてはならない機能が、貿易管理システムにはデフォルトで備わっているので、このような視点からも貿易管理システムを運用することは業務の効率化に大きくつながるでしょう。

貿易管理システムを選ぶポイント

貿易といっても会社によって行う業務や必要な機能は様々です。

次に貿易管理システムを選ぶ上でのポイントについて解説します。

自社の貿易業務の内容に合っているか

自社の業務内容や、取扱う商品の特徴によって必要な機能や使い方は異なります。

輸出・輸入・三国間貿易・国内販売業務

まず自社が、どういった流れで貿易業務を行っているのかを考えましょう。
ひとえに輸出・輸入と言っても、商品や取引内容によって必要機能は大きく変わります。
パッキング情報の計算機能や原価計算の方法等は、システムによって違います。

業種に特化したシステムも

業務内容で選ぶことも重要ですが、食品、酒類、アパレル製品に特化したシステム等、商品や業種に合ったシステムも存在します。

例）食品業界向けシステム「貿易業システムVPort」

通常の貿易管理システムでは使わない賞味期限管理や店舗管理等を他システムと連携することで、食品業界の商慣習に対応できます。

他システムとの連携、カスタマイズの充実さ

基本的に貿易管理システムには会計機能は入っていません。※ＥＲＰパッケージ(基幹系情報システム)を除く。
他にも生産管理システムや販売管理システム等、カスタマイズ次第では現在使用中のシステムとの連携が可能です。
各システムの製品ページや、資料請求の際に担当者と相談しながら確認しましょう。

システム費用（予算）

貿易管理システムは主に２つの導入方法がございます。

オンプレミス型であれば導入の際、サーバーやパッケージを購入する必要があり、初期費用が高額かかります。

しかし、導入後発生する費用は保守費用等の管理費用のみです。

それに比べてクラウド型は初期費用がかなり抑えられますが、月額費用が発生します。

他にも費用の仕組みとして、業務項目の数やシステムを使用するライセンス数によって変動します。

また追加でカスタマイズがあればその分費用もかかります。

会社毎に運用方法の違いや管理方法は異なりますので、要件定義を行い、見積もり確認しましょう。

導入方法	費用	特徴
オンプレミス型	買い切り型でサーバーを自社で管理が可能	自社にシステム担当者がいて、自社管理が希望の会社にオススメ
クラウド型	月額費用が発生するサブスクリプション型	クラウド上でデータを管理するので、破損する心配がなく、災害等に強いことが特徴です。また、在宅勤務や出張先などでも、インターネット環境があれば直接サーバーに接続可能ということも強みです。

おすすめの貿易管理システム４社を比較！

貿易管理システムは日本国内でも複数社取扱いがあります。

そこでおすすめ貿易管理システムを特徴と合わせてご紹介します。

ハザン商会「貿易管理システムWATS」

(出典：貿易管理システムWATS公式サイト)

創業70年以上の歴史ある会社であるハザン商会が出している貿易管理システムです。

ハザン商会は元々貿易会社であるため、実際の業務に沿ってより効率的に必要な機能をピックアップして構築しています。

「貿易管理システムWATS」の特徴

安心・簡単・便利の完全Web仕様でクラウド管理の貿易システムです。
Webで操作しクラウド上でデータの管理を行うため、災害等で大事なデータが消えたりする心配がありません。

直観的で簡単な操作性が売りで、貿易会社が自社のさまざまな経験を積み重ねて開発したため、ユーザー目線で考え尽くされた機能とデザインとなっております。

利用台数無制限のライセンスフリーで月額費用、初期費用を非常に安価に抑えられます。

導入速度も速く、最短３日で導入も可能です。

おすすめポイント	内容
操作性	直観的操作が可能なので初めて操作する方も安心です。
機能性	貿易会社が開発したシステムなので、ユーザー目線で設計されています。
ライセンスフリー	利用台数無制限なので、システムを利用する方が多い企業も追加費用がかかりません。

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Systemlab「国際取引統合システムGX」

(出典：国際取引統合システムGX公式サイト)

1982年に設立されたシステムラボが、多通貨対応の債権債務管理や財務会計システム開発の経験を活かしリリースしたシステムです。一般的な貿易管理システムとは違うERPパッケージシステムです。

• ERPパッケージシステム：「ヒト」「モノ」「カネ」「情報」等の企業内資源を一元管理する基幹システムです。

「国際取引統合システムGX」の特徴

貿易業務と会計業務を直結・連動がパッケージ化されたものです。
一般的に貿易システムには会計業務はないので、会計システムは別で用意する必要があります。
別々で管理するのか、カスタマイズし、連携させるのかは会社によってそれぞれですが、
パッケージされており、販売・会計・在庫管理とシステム内で済んでしまうということが最大の特徴であり、
GXならではの機能と言えるでしょう。

おすすめポイント	内容
会計機能も標準装備	ERPパッケージなので、会計システムと連携する必要がありません。
機能性	販売管理や在庫管理等、他システムと連携する必要がなく、パッケージ内で完結できます。

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バイナル「TOSS-SP」

(出典：TOSSシステム公式サイト)

輸出入貿易業務システムのみならず、通関業務システムや販売管理システムの開発経験のあるバイナルが開発したシステムです。

またTOSSは、日本最古の業務パッケージシステムであり、その長い歴史の中で培われたノウハウがシステム自体にも結び付いています。

「TOSS-SP」の特徴

日本初の貿易ソフトとして歴史が非常に長く、２年連続シェア率トップを誇る実績と信頼性があります。

業務で必要な機能が全て標準装備となっており、日常の業務に直結する貿易管理システムだからこそ、重要項目であるシステムとしての信頼性が高いです。
お客様との信頼関係を長年守り続けるシステムです。

おすすめポイント	内容
権威性	２年連続シェア率トップという実績からなる信頼性は非常に高いです。
安心性	貿易ソフトとしての歴史が古く、お客様との信頼関係を長年守り続けます。

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内田洋行ITソリューションズ「貿易業システムVPort」

(出典：VPort公式サイト)

内田洋行ITソリューションズは、VPort以外にも販売管理システムであるスーパーカクテルシリーズを取り扱っており、食品業界や鉄鋼加工業等、業界に合わせてシリーズ化されており、自社システムとの連携がしやすいです。

「貿易業システムVPort」の特徴

VPortとの連携をすることで、一元化出来る範囲が非常に広くなります。
例えば食品業界に合わせた「スーパーカクテルデュオFOODs」と連携することで、より食品業界に合わせた貿易業務が可能となるわけです。
業界に合わせてより自社の業務に近づけた貿易システムになれば、通常ではシステム化しにくいマイナー業務も柔軟に対応出来ます。

おすすめポイント	内容
業界に合わせた管理機能	スーパーカクテルシリーズと連携することで食品業界・製造業界等業界に合わせた連携対応がしやすいです。
業界に合わせた書類出力	食品業界であれば賞味期限の出力等、業界に合わせた細かい出力内容にも柔軟に対応可能です。

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自社にあった貿易管理システムを選ぼう！

貿易管理システムは業務効率を飛躍的に向上させる、非常に便利なツールです。

しかし、自社の商材や会社に合わせて選ばなければ、便利な物も役に立ちません。

現在の業務内容に合った機能や必要な貿易書類等様々です。

自社に合った貿易管理システムを選びましょう。

資料請求や無料トライアルを実施している会社もあるので、まずは問い合わせをしてみましょう。

これからの貿易会社には、貿易管理システムが必要不可欠！

貿易管理システムを導入することは、業務の正確性の担保やさらなる業務の効率化につながります。

とはいえ、現状Excel運用等で事足りていると感じている会社も少なくないかもしれません。

しかし業務規模の拡大や、インボイス制度、電子帳簿保存法等の貿易に関する法改正に素早く対応していくには、貿易管理システムは必須と言えます。

特に昨今、ビジネスにデジタルを組み込み、業務効率化による生産性の向上を目指すということは、国全体の動きとして進み始めています。

デジタル化による業務の効率化、データ上で行うことでの確実性の高い業務を実行することは、企業競争力の向上にも期待できると考えられます。

是非、検討してみてはいかがでしょうか。